L’organisation est un des principaux facteurs de réussite. 

Mettre un réveil le matin, faire une liste de courses ou encore une liste de choses à faire ou à ne pas oublier, sont des exemples d’organisation que tout le monde a réalisé au moins une fois dans sa vie. Que ce soit au travail ou dans la vie de tous les jours, s’organiser fait partie intégrante de notre vie. Mais à quel niveau êtes-vous organisé ? Sommes-nous toujours bien organisés ? Dans cet article, nous allons nous concentrer sur l’organisation au travail via le CRM – Notion.

Améliorer votre organisation vous permettra…

  • D’être plus efficace et productif
  • De gagner du temps
  • De ne plus jamais oublier une tâche
  • D’être plus clair sur vos objectifs
  • D’acquérir une confiance en soi
  • De suivre et d’améliorer la productivité de votre équipe

Danger – le manque d’organisation

Lorsque l’on se renseigne sur les principales raisons de faillite d’une entreprise, on se rend très rapidement compte que le manque d’organisation fait partie des premiers facteurs de faillite. En effet, le manque de productivité, les problèmes de logistiques et de compréhension à cause d’une mauvaise organisation peuvent facilement retarder les tâches, les deadlines et au final perdre une totalité de la production. 

Voici des exemples simples de problème d’organisation courant dans les entreprises :

🔴 Je suis actuellement en difficulté pour une tâche urgente, mais mon patron n’est pas disponible actuellement et je n’ai aucun moyen de connaître ses disponibilités.
✅ Si l’entreprise avait un calendrier à jour avec les disponibilités de chaque employé visible pour tout le monde, ainsi que la possibilité de réserver un créneau de rendez-vous avec un employé, le problème aurait pu être résolu rapidement.

🔴 Je sais que j’ai noté les coordonnées d’un client sur une page, mais je ne la retrouve plus dans mes nombreux dossiers et sous-dossiers.
✅ Si l’entreprise avait mis en place un espace de stockage et organisé un espace dédié aux contacts par exemple, le problème n’aurait pas eu lieu.

Le schéma ci-dessus, montre le top 5 des causes d’échecs des entreprises. Les causes principales ne sont pas l’organisation de l’entreprise, car avant cela, il faut tout de même une base stable pour celle-ci, c’est-à-dire des besoins sur le marché et des fonds pour développer l’entreprise. On note tout de même que les problèmes d’équipe, les concurrents et les charges de travail, peuvent quant à elles être réparés grâce à de l’organisation. 

Un problème d’équipe, logistique ou simplement de compréhension peut être plus simplement expliquer et exposer dans un CRM par exemple, dans une rubrique “Problèmes/Solutions” 

Les concurrents peuvent être analysés et répertoriés dans une page “Veille concurrentielle” dans le CRM, ainsi tous les employés peuvent avoir accès aux informations des concurrents et donc faire des choix plus impactant pour l’entreprise. 

Les charges de travail peuvent être réparties et analysées dans un CRM, en effet si un calendrier ou une liste de tâches avait été intégrée au CRM, on aurait alors observé un employé en surcharge et d’autres qui le sont moins, et donc répartir les tâches de travail pour gagner en efficacité.

Qu’est-ce qu’un CRM ? 

Un CRM (Customer Relationship Management) a pour but d’aider les entreprises à interagir en permanence avec les clients et les employés. Ils permettent la gestion des relations et interactions d’une entreprise avec ses clients potentiels, il favorise également la compréhension et aide à gérer les besoins actuels et potentiels. Grâce à celui-ci, toutes les données d’une entreprise sont recentrées et modifiables à tout moment. Le CRM est très utile en externe, mais également fort apprécié en interne. En effet, maîtriser un CRM est essentiel pour le développement d’une entreprise.

Pourquoi choisir Notion ? 

Notion est sûrement à ce jour le CRM le plus complet que l’on puisse trouver. Il s’adapte facilement à une entreprise en pleine évolution. Notion permet de garder un contrôle global sur les actions de l’entreprise, il est facilement adaptable selon l’évolution de l’activité, offre une liberté sans nom, une centralisation toutes les données importantes ainsi qu’une vision globale de l’entreprise. S’organiser et organiser son entreprise sur les bases de Notion rendent plus productif et améliorent la communication en interne. Comparons maintenant Notion avec plusieurs CRM afin de se rendre compte de son potentiel.

Malgré une prise en main un peu plus lente que d’autre CRM Notion offre un espace modulable à souhait, tout peut bouger, tout peut être changer pour un rendu et un visuel plus qu’appréciable. Il existe pour les personnes qui rencontrent des difficultés à créer un espace de travail de toute pièce, des milliers de templates gratuit afin de favoriser sa prise en main.

Notion vs Evernote

Evernote est une application de prise de notes assez complète, mais qui ne fait que de la prise de notes, qui n’est pas modulable, ne comporte pas de dashboarding et qui nécessite un abonnement payant afin de synchroniser tous les appareils au compte. Notion lui est modulable, inclut un dashboarding, et ne nécessite pas de compte payant pour la synchronisation. Il peut être efficace pour la prise de note et ce n’est qu’une fonctionnalité parmi beaucoup d’autres.

Notion vs Airtable

Airtable est un logiciel assez similaire à Notion, en effet les plateformes se ressemblent et ont beaucoup de similitude, mais lorsque l’on utilise Airtable, c’est principalement pour stocker des données dans la base de données et laisser l’application en “back-end” c’est-à-dire qu’une fois les données rentrées, l’application ne servira que de stockage. Contrairement à Notion qui est une application à utiliser au quotidien dans toute sorte de tâches.

Notion vs Trello

De même pour le logiciel Trello, celui-ci ressemble beaucoup à Notion, mais Trello permet seulement une visibilité en kanban, comparé à Notion qui offre un panel de vues différentes. Trello est simple à utiliser, mais la customisation n’est pas de qualité et le prix de l’application est assez élevé comparé à Notion qui peut faire exactement pareil même parfois mieux, pour des prix plus raisonnables.

Notion est idéal pour les toutes petites entreprises, car il est gratuit jusqu’à 5 membres. Pour de plus grandes entreprises, Notion peut coûter entre 5-10€ mensuel avec beaucoup plus de fonctionnalités.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles de Notion ?

Dans Notion, tout est constructible via des pages que l’on assemble ensemble. A l’intérieur des pages on créer des blocs texte, liste, lien, tableau, etc…

Les bases de données

Voici comment se présente une base de données classique dans Notion :

Les tâches sont nommées dans la partie la plus à gauche, suivie de la personne qui s’en occupe, de l’état de la tâche et de la deadline. La dernière colonne que l’on peut cocher ici permet simplement de savoir si le travail a été vérifié et validé.

Les tableaux sont des bases de données de Notion. Les bases de données sont les parties les plus importantes du logiciel. On peut voir les tableaux avec plusieurs vues différentes comme, en table, en tableau kanban, en liste, en chronologie, en calendrier et en galerie.

Notion offre plusieurs possibilités pour remplir la base de données comme du texte, des nombres, des états, des dates, les personnes pour attribuer des tâches, des URL, des téléphones… 

Il est donc possible de créer une base de données centrale pour les contrats, les opportunités, les entreprises, les devis, les événements et de les lier entre eux grâce à l’arborescence… 

Le système d’arborescence 

Le système d’arborescence dans Notion est assez intuitif, en effet, les pages créées peuvent être facilement liées entre elles et permettent alors de se compléter avec des tags et ses importations dans les bases de données. On peut par exemple lier une page “Entreprises” et une page “Contact” dans leurs bases de données respectives afin de retrouver facilement les informations concernant la même personne comme son nom, son numéro de téléphone et l’entreprise à laquelle il appartient.

Filtrer et trier les bases de données

Chaque catégorie peut contenir des tags spécifiques pour les filtrer et trier. On peut par exemple taguer des tâches par catégories : “Marketing” “Commercial” “Informatique” “Ressources Humaines” En rangeant la base de données par filtre et tags, cela permet de s’y retrouver plus facilement. En triant par “Marketing” on tombe directement sur toutes les pages qui appartiennent à ce tag.

Plus que de nommer les catégories et ajouter des tags, il est possible d’attribuer des tâches à des membres. En effet, si les membres de l’équipe sont renseignés sur Notion, on peut nommer “Responsable de tâches” une personne, qui, en filtrant retrouvera toutes ses tâches d’un seul coup. 

Comment faire de Notion votre CRM d’entreprise ?

Comme on l’a vu précédemment, Notion permet de centraliser un ensemble de données. Nous vous encourageons de créer le moins de base de données, pour la simple raison qu’il est toujours plus intéressant d’extraire des données d’une même base plus que de regrouper des informations provenant de plusieurs bases.

Au sein de notre société, nous avons une base de données nommée « Liste de tâches ». Voyons ensemble à quoi elle ressemble.

Construire une liste de tâches partagées entre équipe avec Notion

La base de données « Liste de tâches de l’entreprise »

Exemple de CRM Notion : liste de tâches partagées pour Impact

On rappelle que l’on ne travaille jamais sur une base de donnée directement. C’est possible de façon ponctuel, mais il ne doit pas s’agit d’un travail quotidien. On privilégie toujours l’affichage sur une page dédiée avec des filtres.

Les vues associées à cette base de données

Par exemple, voici ce qui est affiché sur la page dédiée « Tableau de bord de Billy Felicie » :

Extrait de la base de donnée « Liste de tâches » adapté au gérant.

Il s’agit là d’un tableau de bord utilisable pour :

  • Connaître la liste des tâches à faire pour chaque catégorie
  • Changer facilement, par un glissé de souris, le statut d’une tâche

Par conséquent, dans cette page, le filtre est le suivant : Responsable tâche : Billy Felicie / Statut : Non terminé

Voici également les configurations supplémentaires :

Type de vue : Kanban selon « État » (Il s’agit d’une vue semblable à Trello, qui permet de
Grouper par : « Projet » (Permet de travailler projet par projet)

Et c’est tout ! En extrayant les données issues de la base, il est maintenant possible d’améliorer sa productivité en n’ayant sous les yeux que les informations et les actions nécessaires à la progression de plusieurs projets.

De plus, les nouvelles données rajoutées depuis cette page contiendront automatiquement les informations du filtrage. C’est à dire que le responsable sera toujours le même, et le statut aussi.

Aller plus loin : quelques exemples

  • Vous pouvez créer une vue différente par membre de votre équipe, avec le même type de filtrage,
  • Il est possible de mentionner votre collègue sur l’une de vos tâches en écrivant « @ » à tout moment,
  • Vous pouvez créer une page par projet afin de mettre en avant l’ensemble des tâches nécessaires à sa complétion. En glissant déposant depuis cette page, vous pourrez assigner ces tâches à des personnes de votre équipe.
  • Vous pouvez mettre en avant toutes les tâches en retard en rajoutant le filtre « Date : Antérieure à aujourd’hui »

C’est ce qui fait toute la force de Notion. Et il ne s’agit là que d’un extrait !

Nous avons développé, en interne, une deuxième base de données réservée à la prospection et à l’acquisition de clients. Cette base de données nous a permis de multiplier par 3 notre performance commerciales.

Les fonctions avancées

Notion se construit principalement avec les bases de données et cela peut mener à beaucoup de possibilités. 

Le statut d’une tâche

Comme avec le fonctionnement des tâches, il est possible de déterminer une tâche comme étant en retard, en cours, en préparation, en vérification et terminé.

Communication dans Notion

Pour une page créée, il est également possible de contacter très facilement les autres membres avec “@” ce qui permet de travailler à plusieurs et de demander des précisions sur une information contenue dans la page. Le contact direct facilite la communication entre les employés et rend la communication plus rapide.

Intégration des applications dans Notion

Notion est une application qui évolue tout le temps, depuis peu, il est possible d’intégrer de nombreux autres logiciels pour rendre Notion encore plus complet qu’il l’est déjà. On note Google WorkSpace, Calendar, Zapier, Monday etc… 

Notion n’est pas seulement disponible sur ordinateur. En effet, il est également synchronisé au téléphone, ce qui permet de recevoir les notifications même lorsque l’ordinateur n’est pas à proximité.

Save to Notion

Une extension web nommé Save to Notion permet de repérer rapidement des articles intéressants et de les ajouter directement avec les tags à une page dédiée sur votre espace.

Trucs et astuces

Quelques erreurs à ne pas faire sur Notion

  • Ne pas utiliser les bases de données ou mal les utiliser
    Il en doit pas avoir mille pages sur la gauche de l’écran, il est possible de faire plusieurs bases de données surtout lorsqu’elles n’auront aucun lien entre elles, mais il est tout de même préférable de limiter le nombre de bases de données pour ne pas être surchargé d’informations diverses.
  • Ne pas utiliser les raccourcis claviers
    Les raccourcis claviers ne sont pas très importants à vos débuts, mais lorsque Notion n’aura plus aucun secret pour vous, il sera long et répétitif de faire des clics partout. Apprenez à utiliser les raccourcis clavier comme :  

Les – ou $ permettent de faire des listes de puces

Les # permettent de créer des titres de niveau

Les > pour créer des menus déroulants

Les  » pour les citations

Ainsi que les slash commandes comme :
/defaut pour réinitialiser un paramètre
/toggle pour créer une liste
/color pour sélectionner et appliquer une couleur

  • Utiliser la barre latérale comme fourre-tout (barre à gauche) 

La barre latérale doit être organisée pour avoir un workspace non pollué, voir toutes les pages ainsi donne une impression de désorganisation et on peut très vite se sentir surpassés par toutes les informations présentes.

  • Ne pas utiliser les toggles / listes déroulantes.

Pour éviter la barre latérale comme fourre-tout, n’hésitez pas à utiliser des listes déroulantes. Cela permet également à votre navigateur de ne pas charger des informations dont vous n’avez actuellement pas l’utilité. 

Les formules Notion

Les formules disponibles dans les choix pour remplir les bases de données, offre un large choix de possibilités très poussées pour organiser son entreprise comme :

  • Ajouter une deadline avec un commentaire sur la réussite ou non (“Bravo” / “Attention”)
  • Intégrer le nombre de jours de retards sur une tâche.
  • Construire des phrases toutes faites avec des abréviations. 
  • Faire des bilans annuels
  • Réaliser des factures 
  • Calculer une TVA

Conclusion

Pour avoir toutes les chances de votre côté et booster votre entreprise, vous devez vous organiser et organiser le temps de vos employés. L’optimisation du travail et l’efficacité peuvent être améliorées grâce à un CRM. La gestion des données et les autres fonctionnalités qu’offre un CRM vous permettent de répondre aux besoins des clients en externe et de consolider votre équipe en interne. Le manque de coordination au sein d’une entreprise est l’un des facteurs majeurs de l’échec de celui-ci. 

Notion est à ce jour, le CRM le plus complet et le plus abordable que l’on peut trouver sur le marché. En comparant l’application avec plusieurs autres CRM comme Evernote, Airtable ou encore Trello, on se rend rapidement compte que Notion offre des possibilités multiples de customisation, de prise de notes, de point de vue et la possibilité de faire des bases de données accès poussés. 

Notion utilise principalement des bases de données, ce qui permet de centraliser toutes les informations, les coordonnées et les tâches à faire, sur une seule et même plateforme. Le système d’arborescence aide au rangement des pages de l’application pour un espace non pollué et qui donne envie de travailler. Enfin, les filtres et la possibilité de trier les tags et les catégories dans une base de données permettent de ranger et de s’y retrouver plus facilement dans un océan d’informations. 

En plus des bases de données poussées, Notion contient des options importantes comme la possibilité de gérer le statut d’une tâche, d’intégrer d’autres applications au logiciel pour le compléter et grâce à un système de mention, il est possible de communication avec toute l’équipe qui reçoit une notification à chaque mention. 

Notion est un logiciel complet et qui cache encore maintenant beaucoup de fonctionnalités comme les raccourcis claviers, des formules mathématiques, les listes déroulantes et la barre latérale qui offre une vue d’ensemble sur la plateforme et ses contenus. 

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